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16 Fallos en un Evento que Tus Invitados Odian

16 Fallos en un Evento que Tus Invitados Odian Redactores Evento Empresa
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Nos ha pasado a todos. A veces, las cosas salen mal. Otras veces, es culpa nuestra.

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Si organizas eventos, estás acostumbrado a que todo puede fallar. Es una presencia que está ahí todo el rato. Sin embargo, hay fallos recurrentes que hacen enfadar a nuestros asistentes. Porque son previsibles y se pueden evitar.

La Diferencia entre los Fallos y los Errores que se Repiten

Cometer fallos es una gran experiencia de aprendizaje pero los errores que se repiten pueden ser muy molestos. Hay una diferencia entre algo que falla porque está fuera de nuestro control e ignorar deliberadamente algunos aspectos que harán que los asistentes al evento se enfaden. En Evento Empresa BCN creemos que los profesionales de los eventos tienen que aprender de los errores y no repetirlos. ¿No estás de acuerdo? Por eso te damos una lista de ejemplos. Lee la lista, reconoce los errores y cambia a mejor. Los invitados y patrocinadores estarán contentos con el cambio. Y tu más.

 

1. Siempre el mismo tipo de conferencias o charlas

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Mantener la diversidad entre las charlas y conferencias es primordial para que nuestros eventos sean frescos. Si siempre vemos los mismos nombres, al final, no nos apetecerá asistir.

2. El Wifi no funciona

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Estamos en 2015. El Wifi se inventó en 1985 y se puso en marcha en 1999. ¿Es posible que 15 años no hayan bastado para solucionar este problema? Los invitados necesitan estar conectados durante los eventos, punto. Necesitan chequear su correo, twittear o pinear. Atención a si tu evento súper cool está en una sótano de un edificio en el que la señal wifi es inexistente. El wifi es tan importante a la hora de decidir el espacio como los baños. “Tenemos problemas con el Wifi” es una frase que ya no debería estar permitida.

3. El programa del evento en PDF

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Lo sentimos pero tener que bajarse el programa de un evento en PDF no es aceptable. Los conferenciantes y el contenido de tu evento son elementos clave de marketing. No los relegues a un archivo que necesita otra ventana o, peor, una descarga, para poder abrirlos. Otra gran manera de parecer descuidado es ofrecer un jpg borroso con el programa. Imposible de leer. No hay excusas para tales prácticas. Tener un programa dinámico se puede conseguir de cientos de maneras, apps móviles incluidas.

4. No facilitar el material de prensa del evento

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Todos hemos asistido a cientos de conferencias durante nuestras (largas o cortas) carreras profesionales. ¿Cuántas veces se nos ha facilitado un espacio donde encontrásemos toda la información del evento? Bien pocas. El descuido va desde obligarnos a perseguir al conferenciante para que nos pase el material hasta emails sin un objetivo claro con archivos adjuntos masivos. Existen herramientas como Slideshare, DropboxWeTransfer (o incluso una web propia) con los que hacer llegar los materiales a los asistentes. Sin excusas.

 

5. No informar de qué hacer ni a dónde ir

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Alguna gente describiría a los organizadores de eventos como gente con atención al detalle. Dirigen a los asistentes a través del programa con ayuda de su equipo, coordinadores, presentadores y personal de sala. Aún así, en algunos eventos te encuentras inevitablemente con el sentimiento de estar perdido sin nadie que te diga que pasa luego. Si ves a tus invitados un poco perdidos, tienes que actuar. Organizar significa hacer sentir a los invitados atendidos en todo momento.

6. No saberse el hashtag

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Los hashtags son la manera convencional de identificar online el evento al que asistimos. Comunicar el hashtag es claramente tan esencial como ponerle un nombre al evento. A lo mejor podíamos olvidarnos del hashtag en 2009, en 2015, ya no.

7. Páginas web feas

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Estamos viviendo la explosión de la tecnología aplicada a los eventos, cada día hay alguien creando nuevas herramientas para la industria de los eventos. Pero aún siguen habiendo websites mal hechas. La web de tu evento es tu punto de partida. Es el centro de comandos. Es donde los asistentes buscarán la información. Se merece que la traten mejor.

8. No mostrar vídeos de eventos pasados

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La tecnología nos ayuda a tener información previa sobre los eventos a los que vamos a asistir. Especialmente útiles son los vídeos. En el pasado, teníamos que imaginarnos que nos esperaría en un evento. Hoy en día subir un vídeo de eventos pasados en tu página web cuesta menos de 30 minutos. No dañes tu marketing cometiendo un error tan simple como no ponerlo. Es un material muy valioso, ¡aprovéchalo!

9. Demasiada tecnología y redes sociales

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Algunos eventos se están pasando con la tecnología y eso puede ser molesto para los participantes. Seguramente, muchos de ellos son early adopters y están encantados con la tecnología en los eventos. Siempre y cuando no vaya demasiado lejos. Bajarse una app, darse de alta de la newsletter, darse de alta de la segunda newsletter, compartir un foto en Twitter, seguir la página de Facebook, enviar un video, ¡ah! y no olvides pinear fotos a nuestro tablero de Pinterest, escribir una reseña sobre nuestras charlas, subir fotos a Instagram…

¡Por favor, dejadnos descansar! A los asistentes les gusta la tecnología consolidada y pocas llamadas a la acción por parte de los organizadores del evento. Invertir en 1 o 2 herramientas y después estar presente (y no insistente) en las redes sociales será suficiente y satisfactorio para la mayoría de invitados.

10. Nada digital en absoluto

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Los extremos no son nunca una buena señal. No querer probar nada digital desde el registro a las redes sociales también demuestra falta de respeto hacia la mayoría de la audiencia. Algunas veces nuestro público no estará muy interesado en Twitter y no pasa nada si lo ignoramos. Pero tener el programa en la web, realizar encuestas en ella o facilitar el registro nos harán ganar puntos. Aceptar la tecnología básica que convierta un evento en moderno es un requerimiento.

11. No tener en cuenta a las personas con discapacidad

 

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Se podrían escribir libros sobre esto. No solo se trata de que la localización sea accesible sino también de involucrar a los que no pueden participar de manera “normal”.

12. Personal nervioso

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Es un hecho que los eventos son estresantes. Sin embargo, el profesional de verdad sabrá proyectar siempre una imagen de confianza. Dar la imagen de estar frenético, nervioso o cansado no es una opción. Es nuestro trabajo y nos encanta. Es mucho mejor delegar y repartir el trabajo entre el equipo que asumir todo el estrés.

13. Cuando el alcohol es el objetivo

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En algunos países el alcohol es algo que no puede faltar. Sin embargo, la promoción de la fiesta para compensar una falta de concepto o de contenido es decepcionante. No es necesario prohibir las bebidas alcohólicas pero hay otras maneras creativas de fomentar el networking.

 

 

14. Falta de información sobre alojamiento

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Dejar que los asistentes pasen por la pesadilla de tener que buscar y reservar su alojamiento ellos solos no es justo. Tampoco está bien que la única opción sea un hotel de lujo. Ofrece una lista con variedad de hoteles y toda la información necesaria. ¿A qué estás esperando?

15. No ser sostenible

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Hace unos años empezó a sonar la palabra “sostenible” y ahora es una realidad. Hay que dar más importancia a la sostenibilidad. Hay un montón de maneras en las que los eventos pueden ser sostenibles y fantásticos  a la vez.

 

 

16. No respetar la protección de datos

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Una de las razones por las que los patrocinadores acceden a ayudar económicamente es para conseguir nuevos clientes y contactos. Hasta aquí todo bien. Sin embargo, hay que recordar que no es legal proporcionar datos a patrocinadores sin saber cuál será el uso que se hará de ellos. Podemos contactar a los participantes y mandarles información después del evento. Bien. Pero si damos información de contacto a patrocinadores y estos empiezan a bombardear a nuestros asistentes con emails, adivina que pasará cuando queramos invitarles otra vez. Ni siquiera abrirán tu correo si creen que es spam. Establecer normas y restringir lo que los patrocinadores y partners pueden o no pueen hacer con los datos significa proteger a tus invitados y asegurar una buena relación con ellos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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