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5 Preguntas sobre los Audiovisuales que los Organizadores se Olvidan de Hacer

5 Preguntas sobre los Audiovisuales que los Organizadores se Olvidan de Hacer Redactores Evento Empresa
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Los organizadores de eventos somos el tipo de personas a los que nos gusta saber hacer muchas cosas. Para tener éxito organizando eventos debemos ser buenos en marketing, negociando y liderando.

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Además, los organizadores de eventos a menudo tenemos que adentrarnos en campos como el diseño, el catering y los audiovisuales. El campo de la tecnología audiovisual especialmente es una parte crucial de un evento sin excepción y es, a menudo, un vacío en el conocimiento de algunos organizadores inexpertos.

 

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¿Hay algo que no nos cuadre en el contrato del sitio?

Chequea tu contrato (con un técnico si es posible) antes de firmar. Para tener una mejor experiencia con el sitio del evento, asegúrate de que sabes cual de que equipamiento disponen. Es fácil asumir cosas como por ejemplo que no nos van a cobrar por la electricidad. Algunos sitios tienen restricciones a la hora de utilizar personal que no esté en su equipo. Pregunta directamente.

¿Qué entra dentro del precio?

No hay nada malo en tener una conversación honesta sobre el presupuesto desde el principio. Expresa claramente cual es tu presupuesto y qué esperas del evento: ¿quieres que sea sostenible? ¿habrá streaming? Asegúrate de repasar también el equipamiento que vas a necesitar: cuántos micros, mesas de sonidos, proyectores, enchufes…

También, si planeas hacer un ensayo, cuanto costará y con cuanto tiempo de antelación se tiene que reservar el espacio. Ser honesto con el presupuesto hará que no pierdas el tiempo con una empresa que no se puede adaptar a tus necesidades. Asegúrate de tener una idea acurada de los costes antes de empezar.

¿Podemos visitar el espacio?

Todos los organizadores de eventos conocemos el valor de una inspección del espacio del evento. Sin embargo, puede ser igual de importante que un técnico lo vea. Este podrá aconsejarte sobre ítems que no hayas incluido en tu lista como la altura de los techos y otros elementos arquitectónicos que determinarán el equipo.

¿Qué información necesitamos?

Aborda la necesidad de ancho de banda, potencia de la electricidad y accesos. Asegúrate de saber cuanto tiempo necesitarás para montar y desmontar. ¿Cuántos presentadores o conferenciantes tendrás? ¿Qué tipo de contenido compartirán con la audiencia y a través de qué medios? ¿Cuáles son las preferencias de los conferenciantes en términos de software, hardware…? ¿Qué tipos de micrófonos y cuántos vas a necesitar? Los técnicos necesitan tener toda esta información para proveer la tecnología audiovisual adecuada y hacer que el evento tenga lugar sin problemas.

¿Quién forma parte del equipo y qué hacen?

No todos los equipos técnicos son iguales. Saber quien está en tu equipo técnico puede darte una pista de como son de amplios los servicios de la compañía. Además, tener una idea clara de quien es la persona de referencia para varios aspectos de tu evento puede hacer que pequeños detalles como quien se encarga de las presentaciones (¿el presentador u otra persona?), no se pierdan por el camino.

Conclusiones

Sacar el máximo partido a tu técnico audiovisual es una cuestión de hacer las preguntas correctas. Todos los organizadores de eventos tenemos un millón y medio de pequeños detalles de los que encargarnos. Nunca tengas miedo de dejar que el técnico audiovisual se encargue de algunos de esos detalles y mantenle informado desde el principio.

Repasar el presupuesto y el contrato antes de escoger un técnico audiovisual te ayudará a asegurarte de que no malgastas tu tiempo. Una vez hayas escogido un especialista, visita el espacio con ellos, pregunta sobre sus necesidades  y sobre el equipo. Así tendrás una mejor idea de la capacidad del proveedor para satisfacer tus necesidades.

 

 

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