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Convocatoria de prensa en un evento

AA la hora de realizar un evento hay que plantearse si su magnitud  permite o tiene la necesidad de celebrar una convocatoria de prensa. Para ello los organizadores del evento deberán plantearse unas cuestiones fundamentales:

  • ¿La información que se va a ofrecer es de calidad o de interés público?
  • ¿Es esta la forma idónea de transmitir el mensaje?
  • ¿Contamos con el portavoz o portavoces más adecuados y/o autorizados para llevarlo a cabo?
  • ¿Qué interés tiene el periodista para desplazarse a la convocatoria?
  • ¿Qué valor añadido puede conseguir con su asistencia que no obtendría con una nota de prensa convencional?.

Una convocatoria de prensa en un evento tiene como objetivo reunir con poco tiempo de antelación, al máximo número de medios posibles para informarlos sobre un tema en concreto. El simple hecho de convocar a los periodistas ya otorga un carácter de evento al acto. Por eso la información que en él se transmita debe ser real e interesante para los asistentes. Si esto se realiza de la forma adecuada se producirá un retorno de la información y conseguiremos mayor repercusión de nuestro evento en diferentes medios de comunicación, lo que hará que la noticia llegue a más personas.evento-cofrade-sevilla-112

Es una buena forma para que distintos medios de comunicación “publiciten” de alguna forma el acto de manera simultánea, ya que de esta forma no se produce una desigualdad  de la información entre los distintos medios de comunicación. Esto nos permite no tener ningún enfado con los periodistas, al haber recibido menos información o de forma más tarde que otros.descarga

¿Para qué se usa la convocatoria de prensa?

  • Anunciar información compleja o “sensible”
    Poner en marcha un evento significativo que queramos que sea conocido por todos o que tenga repercusión.
    Presentar un dispositivo de información
    Visitas a lugares emblemáticos, inauguraciones de edificios, remodelaciones de monumentos históricos, etc.
    • Posibilitar que un conjunto de periodistas conozca a una personalidad destacada que, por agenda, tiene un tiempo muy limitado para atender a los medios.

El objetivo principal de la convocatoria de prensa es invitar a los medios de comunicación para que acudan a nuestro evento, y así cubran el acto. Solo debemos llevarla a cabo si la información que se va a transmitir en dicho evento es importante o transcendental.

Por normal general, la convocatoria se envía a los medios la víspera del acto, y hay que tener en cuenta los siguientes elementos:

  • Hay que marcar en el acto la Identidad visual corporativa de la empresa u organización que realiza el acto.
  • También hay que indicar “CONVOCATORIA PRENSA” para que el medio tenga claro que es una invitación.
  • Titular el motivo de la convocatoria junto con la información básica (fecha, lugar, hora)
  • Relación de ponentes, portavoces o personalidades que van a asistir.
  • Información de contacto (correo y teléfono.)
  • Y sólo si es oportuno, información adicional muy breve sobre el acto, evento, proyecto y/o la organización que motivan la convocatoria.hotel-rice

No hay que olvidar atender personalmente a los periodistas, prestarles la atención necesaria y dar la información que ellos necesiten, muchas veces se elabora un dossier informativo, de esta forma nos evitarán tiempo y trabajo el mismo día del evento.

También se realizan labores de “relaciones públicas” con tal de conseguir el máximo número de asistentes posibles. Un vez enviada la invitación es aconsejable llamarles para confirmar o no la asistencia y explicarles mejor lo que les vamos a ofrecer, como valor añadido.

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¿Qué aspectos de carácter logístico y organizativo hay qué tener en cuenta antes de convocar a los medios?

Fecha: Una correcta elección del día y de la hora de la convocatoria es imprescindible para que se lleve a cabo de forma exitosa.

Se recomienda consultar la agenda para que no coincida con ningún evento relevante.

Lugar: A ser posible céntrico, accesible, fácil de localizar. Si implica desplazamiento en coche, que el trayecto sea corto y con facilidad de parking para los periodistas.

Las condiciones de la sala (diseño, mobiliario y equipamiento) que se adapten lo máximo posible al formato de la convocatoria de prensa, contenido de la presentación y al número esperado de participantes. En este sentido, no deben descuidarse cuestiones como el equipo técnico, la identidad corporativa, etc.). También es aconsejable habilitar un espacio adyacente a la sala de conferencias, más específicamente reservado para entrevistas de radio/ TV y para que los periodistas puedan redactar y mandar sus informaciones si fuera necesario.

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Si llevamos a cabo todos estos pasos de forma correcta nos aseguraremos la retransmisión de nuestro evento o la repercusión necesaria para que sea conocido y conseguir una máxima expectación del mismo.

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